這份年會活動場地考察方案已經為你準備好了，敬請查收！
更新時間：2020-12-07 13:56:20 字號：T|T
活動場地的細節都會對活動效果起到根本影響，，那么接下來我們***會面臨公司年會活動場地的考察，應該如何去選擇場地呢，今天成都年會策劃公...
活動場地的細節都會對活動效果起到根本影響，，那么接下來我們***會面臨公司年會活動場地的考察，應該如何去選擇場地呢，今天成都年會策劃公司丁丁貓會展***告訴大家關于年會活動場地的考察事項。
酒店整體情況
一、******檢查項
年會活動場地，可以事先在網上的一些平臺上了解合適的場地，還有場地的費用。
1.不同檔期匹配不同******。年會季的******浮動比較大，找場地的時候需要和酒店確認不同檔期的******，以及是否適配預算。
2.協調餐標。了解菜單內容、軟飲酒水、開瓶費、清潔費等細節。
3.******消費，如宴會消費。
4.額外費用。比如前往場地的車費等。
二、檔期檢查項
越火爆的檔期，越需要提前開始搶訂。如果同期周邊還有一些其他的重大活動，***要考慮限行的問題，確定好酒店和檔期之后要考慮活動報備的問題。如果發現心儀的酒店******有些超預算了，我們可以通過調整檔期來進行議價。
1.火爆檔期的預訂難度
2.周邊限行
3.同期政府活動
4.活動報備報批
三、品牌服務檢查項
一般而言，品牌酒店的服務是比較能夠得到保障的。部分老板會對某一品牌會有忠誠度，那么在選址的時候***需要******考慮這個品牌的優勢在哪？為什么老板會喜歡它？以及這個品牌定位的調性是偏輕松的、偏度假的還是偏商務的？
此外，還有菜品的口味，以及宗教偏好，例如清真餐等。
1.品牌酒店的******服務背書
2.相對趨近的菜系風格
3.合約細節相似程度
4.老板們對品牌的忠誠度
四、酒店位置檢查項
酒店周邊的商圈、在建項目、交通限行等情況需要提前了解清楚。酒店如果同期在舉行政府活動，也要考慮該活動對自身活動的影響，如周邊限行等。另外在今年的情況下，尤其需要注意跟酒店交涉清楚報批報備的事宜。
酒店整體情況
1.周邊商圈及在建項目
2.周邊限行
3.施工等路段
五、會議場地檢查項
前廳的面積和搭建的條件決定了公司的簽到、合影墻等互動怎么設計；會場的面積和可容納的人數是關鍵性決定因素；入口的數量和尺寸等決定了會場中可以放多少東西以及如何放進去；場租的時長、費用以及會場設備的配置則對年會現場的搭建影響很大。
會場
1.主會場位置，入口數量，尺寸長寬，燈下高，是否有柱子
2.主會場是否有吊點、吊點數量及單根承重
3.是否有投影幕及音響設備，如果是LED，要了解尺寸及分辨率
4.投影幕布尺寸，投影機流明
5.音響數量，類型，位置，麥克風數量
6.講臺樣式及尺寸，地臺樣式，尺寸及數量
7.桌椅尺寸，桌布椅套顏色
8.能否提供紅酒杯，托盤，托盤口布顏色
9.燈光開關位置，是否可以分開控制
10.安全出口位置及數量，員工通道入口及上菜口
11.場租的時長，費用，所包含內容
12.同一檔期是否有其他公司預定，是否有友商的活動
13.WIFI速度及強度，是否可免費提供獨享帶寬
14.場租包含的具體會議物品，如鮮花，紙筆水等
15.空調溫度變化控制的時長，開關位置
16.距離其他會場的位置及路線
17.轉播機位及預留區域，控制臺位置
序廳
1.是否有柱子
2.是否有墻插電源、電量是多少
3.如何進貨，超高超寬物品要與酒店協調
4.茶歇區域地點
5.指引牌擺放位置
6.展區位置
7.整體尺寸及可用高度
8.是否有安全門及消防栓
9.可搭建物及整體限高
10.可使用搭建材料
11.地面承重
六、嘉賓入場環節檢查項
在這個檢查項里，需要考察停車場的數量和收費情況、在戶外做搭建的條件、酒店入口的搭建條件、簽到處位置以及客梯的位置和使用等。
停車場
1.停車場數量
2.停車位數量
3.停車收費情況
4.限高
戶外區域
1.是否可以擺放及搭建制作物
2.是否有擋雨棚
3.是否有電源
4.是否有合影區域及大巴車下客區
5.是否有草坪噴泉等裝飾，注意防蚊，防風，防雨，防雷暴
酒店入口
1.酒店入口結構是否可以擺放制作物 是否可以懸掛條幅
2.入口數量及位置
簽到處
1.嘉賓簽到臺位置，數量，區域尺寸
2.是否可以擺放背板及材質
3.距離酒店前臺及禮賓部，電梯，衛生間，餐廳，會場的距離
4.辦理入住的流程
客梯
1. 位置及數量，是否需要刷房卡使用
七、房間、餐廳娛樂設施的檢查項
除了這種度假村類型明確需要住宿之外，也建議辦會人考察一下酒店房間，一方面可能會有員工在參與年會的過程中情緒高漲，飲酒過度，需要使用房間，另一方面如果有客戶參加年會，也會涉及到房間的使用。有一些年會可能同時需要自助餐和晚宴，這***需要另外了解餐廳的位置、營業時間、可容納人數以及菜單的品類等。
房間
1.房型及對應數量******
2.客房服務
3.行政樓層待遇
4.免費升房政策
自助餐廳
1.自助餐廳位置
2.自助餐廳營業時間
3.自助餐廳容納多少人同時用餐
4.是否可以提供獨立區域服務本次活動
5.特殊情況是否可以提供簡餐發放給嘉賓
6.餐廳是否有音響及投影設備
7.桌布椅套顏色
8.是否可以為活動定制菜單及獨立場地，是否可以提供素食，清真食品
中餐廳
1.餐廳位置
2.餐廳營業時間
3.餐廳容納多少人同時用餐
4.是否可以提供獨立區域服務本次活動
5.特殊情況是否可以提供簡餐發放給嘉賓
6.餐廳是否有音響及投影設備
7.圓桌尺寸
8.桌布椅套顏色
9.是否可以自帶酒水，是否增收開瓶費
康體設施
1.康體設施位置
2.營業時間
3.服務項目及數量，收費政策
酒吧
1.酒吧位置
2.營業時間
3.******容納人數
4.酒水種類及******
5.是否可以自帶酒水，是否增收開瓶費
6.是否可以提供獨立區域服務本次活動
合影地點
1.是否可以搭建合影架子或者特殊拍攝
2.協調酒店提前預留選定好的合影區域
八、籌備區域檢查項
根據需要，我們要檢查場地是否有化妝間、VIP室、物料間、卸貨通道和貨梯等，這些因素會影響整個進程的順利程度。
化妝間
1.樓層，名稱，尺寸，數量
2.是否有衣架，鏡子，衛生間，燈光情況，插座
VIP休息室
1.樓層，名稱，尺寸，數量
2.沙發，燈光，衛生間，茶幾，插座
物料間
1.樓層，名稱，尺寸，數量
2.桌椅，插座，鑰匙是否可以提供
卸貨通道
1.卸貨通道距離宴會廳的距離及線路
2.貨車是否能直接開到卸貨平臺
3.超寬超長的特殊物品是否可以順利進入
4.施工人員證件辦理需求
5.進場手續及押金數量，收取返還方式
貨梯
1.貨梯數量
2.貨梯容積
3.貨梯門的尺寸
4.超寬超長的特殊物品是否可以順利進入
電箱
1.電箱數量
2.電箱電量
3.電箱接口
4.電箱距離會場距離
5.酒店接電特殊要求
卸貨停車場
1.卸貨停車場位置
2.辦理卸貨車輛手續需知
3.卸貨時間要求
九、交通檢查項
確認附近地鐵站名稱、運營時間等信息，及時同步員工。如果是在目的地辦年會，還需要考慮高鐵、飛機等公共交通的動線安排，給同事們做一個明確的標識。
機場火車站出發口
1.到達口位置及數量
2.到達口至大巴車上客點距離及線路
3.兼職站位點
機場火車站到達口
1.出發口位置及數量
2.大巴車下客點距離出發口距離及線路
3.禮遇通道/緊急通道及取票處
大巴車停放點
1.停車場位置
2.接站站位點
3.停車場至到達口距離及線路
4.客人上下車點
地鐵站&公交車站
1.站名
2.位置
3.線路
4.營運時間
5.到達酒店的距離及線路
十、酒店周邊場地檢查項
有一些年會在白天會******行培訓會，中午可能要四散用餐，那么周邊的餐飲情況***需要關注一下。另外圖文打印社、超市******、鮮花店、照片沖印店，甚至醫院和派出所也都推薦辦會人納入年會的考察清單，這將是一個加分項。
社會餐廳
1.社會餐廳距離酒店位置距離及車程
2.大巴車停放點
3.餐廳菜單及******
4.是否有投影幕及音響設備
5.餐廳是否有自帶舞臺
6.餐廳是否可以提供獨立區域為嘉賓用餐
7.餐廳圓桌尺寸
8.桌布椅套顏色
圖文打印社
1.圖文打印距離酒店位置距離
2.營業時間
3.******
4.制作時間
5.是否有發票
超市及******
1.超市及******位置，距離酒店路程
2.營業時間
鮮花店
1.鮮花店距離酒店位置距離
2.營業時間
3.******
4.制作時間
5.是否幫送
6.是否有發票
照片沖印店
1.照片沖印店距離酒店位置距離
2.營業時間
3.******
4.制作時間
5.是否幫忙裝相框
6.是否有發票
醫院
1.醫院位置，距離酒店路程
2.是否可提供救護車及醫生駐場
派出所
1.派出所位置，距離酒店路程
2.提前報備
